[size=24]كيفية الاعداد الجيد لكتابة التقرير
الإعداد الجيد لتقرير المراجعة الخارجية
يتطلب التقرير الجيد الذى يحقق الهدف منه تخصيص وقتاً مناسباً للتخطيط له ودراستة فالأمر يتعدى أن تبدأ مباشرة مرحلة الكتابة .
توجد أعتبارات هامة تساعدك على إعداد تقرير جيد بنجاح ومن هذه الاعتبارات :
اولاً : هدف التقرير
ثانياً : قارئ التقرير
ثالثاً : محتوى التقرير
رابعاً : هيكل التقرير
خامساً : أسلوب وصياغة التقرير
تذكر
1- يتطلب إعداد تقرير جيد بذل جهد غير قليل
إلا أن حجم المجهود ينعكس على التقرير
ويكون له أثر على صورتة النهائية .
2- يجب أن يكون محتوى التقرير واضح ومركز
ودقيق وصحيح ( يأتى متفقاً مع واقع المؤسسة )
3- تقرير المراجعة الخارجية يعكس حرفية ومهارة
الفريق ورئيسة .
4- تذكر جيداً أنك لاتعد تقرير المراجعة لنفسك
فاحرص أن يصل المعنى الذى تريده لذهن القارئ
أولاً تحديد هدف تقرير المراجعة الخارجية :-
يستغرق ذلك التحديد وتلك المرحلة زمناً لا يستهان به حتى مع معد التقرير ذوى الخبرات السابقة إلا أنه وقت غير ضائع ولايمكن الاستهانة به ولا يمكن أن ينجح تقرير دون المرور بهذه المرحلة وبمجرد أن يصبح الهدف واضح فى الذهن سيكون ذلك كفيلاً بأختصار ساعات لاحقة مع ضمان الكفاية الواجبة فى التقرير .
تتضمن هذه الخطوه تحديد لما نريد للقارئ أن يعرفة ويعتقد فية والقرار أو الاجراء الايجابى الذى يتخذ بعد قراءة هذا التقرير .
إن تحديد الهدف بهذه الصورة يبلور مجموعة من النقاط فى ذهن من يعد التقرير وهى :-
• يجب ألا يأتى التقرير مطولاً أو بعيداً عن الهدف أو ألا يتصف بالشمول ورسم صورة واضحة متكاملة تستلزم إعادة إعداده أو مراجعتة مرات عديدة
• أن يوفر التقرير القناعة الكافية لمن يفحصة وفقاً للهدف المرجو منه .
• إن تحديد هدف التقرير بدقة مع الوضع فى الاعتبار هذه النقاط يعد من أهم الخطوات فى إعداد التقرير .
تذكر
إعداد التقرير قبل تحديد هدفة بوضح ووضعه
أمام عينيك وفى ذهنك لن يحقق المطلوب منه
وسيعد مضيعة للوقت والجهد والمال
ثانياً تحديد قارئ التقرير
قبل أن تبدأ ضع إجابات واضحة محددة للأسئلة المفتاحية التالية :
ماذا يعرف قارئ التقرير ؟
من يقرأ أو يطلع على تقرير المراجعة الخارجية ؟وما مدى معرفتة بمحتوى التقرير ؟
الهيئة القومية لضمان جودة التعليم والاعتماد والفرق التابعة لها :
• مجلس إدارة الهيئة والمعنين داخلها لاتخاذ قرار بشأن الاعتماد .
• أعضاء فريق المتابعة .
• أعضاء فريق تجديد الاعتماد .
• أعضاء فريق التحقق من أستيفاء المؤسسة للمعايير فى زيارات ارجاء الاعتماد .
• أعضاء فريق التظلمات إن تظلمت المؤسسة .
هم ليس لديهم معرفة سابقة بوضع المؤسسة وممارساتها ومن هنا يجب أن يضم التقرير معلومات وافية شاملة عن أداء المؤسسة ومدى استيفاءها معايير الاعتماد .
المؤسسة التعليمية محل التقويم واعضاء مجتمعها
( أعضاء المؤسسة محل التقويم )
على علم جيد بالمؤسسة وهنا يجب أن تتم بلورة وربط المعلومات التفصيلية المحيطة بهم والتى يعلمونها جيداً وتحويلها لاستنتاجات وأحكام تحدد مدى الاستفادة أو القصور فى المؤسسة وتقترح طريق التحسين والتعزيز والتطوير .
ماهى نقاط اهتمام القارئ واتجاهاتة ؟
يتمثل اهتمام الهيئة والفرق التابع لها ومجلس إدارتها بوضع المؤسسة من حيث استيفاءها معايير الاعتماد ولديهم اتجاه محايد نحوها .
يتطور اهتمام واتجاهات أعضاء المؤسسة عند قراءة التقرير عبر مرحلتين تتمثل الأولى فى تبنى الدفاع عن نقاط الضعف ومن هنا لابد أن يكون التقرير مشفوعاً بالأدلة والشواهد والبراهين القاطعة التى تم جمعها من مصادر متنوعة وعندما يحقق التقرير القناعة لدى أعضاء المؤسسة يتحول اتجاههم واهتمامهم للمرحلة الثانية وتشتمل على الاستفاده من محتوى التقرير وترجمتة لخطة تحسين ومن هنا لابد أن يأتى التقرير تحليلياً تشخيصياً وليس فقط رصداً لنقاط القوة والضعف والتميز إن وجد .
ماذا يريد القارئ ؟
قارئ التقرير ليس متلقياً سلبياً إنما لدية توقعات ينتظرها من التقرير وبالتالى لابد أن يوفر التقرير الناجح تلك التوقعات للقارئ .
إذاً ما هى تلك التوقعات ؟
أن ينقل التقرير واقع المؤسسة بوضوح وأن يعكس أدائها فى جميع المعايير والمؤشرات ليساعد الهيئة على اتخاذ قرار وعلى تحقيق رسالتها فى الارتقاء بجودة التعليم ومؤسساتة وكسب ثقة المجتمع لذا يجب أن يكون التقرير واقعياً واضحاً شاملاً مؤيداً بالشواهد والأدلة .
توقعات أعضاء المؤسسة من التقرير :
أن يساعدهم على رسم سياسات وخطط التحسين فى حالة عدم الاعتماد أو التعزيز والتطوير فى حالة منحة .
اضاءة هامة للغاية
تباين القارئ وتنوع الاهتمام والتوقعات لدى
الفئات المستفيدة من التقرير يضع صعوبة على
معد تقرير المراجعة الخارجية
ثالثاً : محتوى التقرير
التزم بقاعدتين ذهبيتين عند التفكير فى المحتوى والمعلومات التى يتضمنها التقرير وهما :
بسط : ابتعد عن أى معلومات أو محتوى غير ذو صلة .
برر وبرهن : برر الخلاصة التى يصل إليها التقرير ومحتواه واربطهما بالشواهد والأدلة والواقع وحدد مصادرها وبلور تلك الوقائع والحقائق فى إطار منطقى مترابط تجعل قارئ التقرير يصل لنفس النتيجة والتوصية التى وصل إليها التقرير واتساقاً مع هذه النقطة أتى نموذج تقرير المراجعة الخارجية الذى أعدته الهيئة مشتملاً للشواهد والأدلة المستخدمة والداعمة عند مستوى كل مؤشر .
التخطيط للمحتوى :
من خلال مسودة خارجية ضع تحت كل جزء من اجزاء التقرير قائمة بالنقاط أو الحقائق التى تريد عرضها .
حدد بعلامات أو إرشادات مناسبة أى العبارات ذات صلة قوية بالعنوان الذى تتحدث عنه وأيها أقل صلة أو غير ذات صلة به ( لا يوجد معلومات عن المؤسسة محل التقويم لا قيمة لها ولكن قد يكون مصدر عدم الصلة أو ضعف وثاقتها أن هذه المعلومات يتم تغطيتها فى معيار آخر أو مؤشر آخر من التقرير )
ضع فى اعتبارك أن كل حقيقة أو جملة سترد فى التقرير بحاجة إلى معلومات مساعدة لها وشواهد وأدلة تدعم صدقها فلا تفكر فقط فيما سيوضع بل فيما يرتبط به أيضاً
حدد |أى من الجمل سيحتاج لوثائق داعمة لتضاف لجزء مرفقات التقرير .
بعد الانتهاء من اختيار العبارات والجملة ذات الصلة قم بترتيبها ترتيباً منطقياً
مثال
مراجعة الرؤية والرسالة بصورة دورية ( 3 )
اعتماد الرؤية والرسالة ( 2 )
مشاركة الأطراف المعنية فى صياغتها ( 1 )
إن الترتيب المنطقى وفقاً للأحداث يوضح لك ولمن يقرأ التقرير وجود أجزاء غائبة أو اكتمال الخطوات .
إضاءة هامة للغاية
ترتيب المعلومات الواردة بالتقرير بهذه الصورة وفقاً لهذا
المخطط يجعلك قادراً على تحديد المحتوى وتحديد المرفقات
وسيقودك لتوصية منطقية تتناسب مع المحتوى .
رابعاً : هيكل التقرير
عناصر تقرير المراجعة الخارجية :
• صفحة الغلاف
• التمهيد
• المقدمة
• تقييم الزيارة الميدانية
• الإطار التقييمى
• ملخص التقرير
• التوصية
• التقرير المفصل ويتضمن :-
البيانات الأساسية ونتائج التقييم
• مرفقات التقرير
نبدأ بالتمهيد يشير لدور الهيئة فى التطوير المستمر للتعليم وضمان جودتة باعتبارها أحد الركائز الرئيسية للخطة القومية لإصلاح التعليم فى مصر ويوضح اهمية معايير التقويم والاعتماد كأداة رئيسية فى إعداد الدراسة الذاتية وإجراءات المراجعة الخارجية .
المقدمة هى المدخل الرئيسى لموضوع التقرير ويهدف إلى إعطاء نبذة عن الإجراءات التى اتبعتها المؤسسة للتقدم للاعتماد وما بنطوى عليها من مخاطبات واستعدادات للزيارة الميدانية .
تقييم الزيارة الميدانية للمؤسسة يشمل موجز عن سياق الزيارة الميدانية من خلال عرض العناصر الاتية :
o الفترة الزمنية للزيارة وتاريخها
o مدى توفير المؤسسة للإمكانات البشرية والمادية اللازمة لعملية المراجعة الخارجية .
o مدى تحقيق الخطة التنفيذية للزيارة الميدانية طبقاً للجدول .
o العمليات التى تمت للتحقق من مدى استيفاء المؤسسة لمعايير الاعتماد استناداً إلى الأدلة والشواهد التى وفرتها ويتناول هذا الجزء ملخصاً عاماً للعمليات الآتية :
الملاحظة : تتضمن ما تم ملاحظته داخل المؤسسة .
الفحص : يتضمن الإشارة إلى الوثائق والسجلات التى وفرتها المؤسسة لعملية المراجعة .
المقابلات : تتضمن عدد المقابلات الفردية والجماعية وعدد فئات من تم مقابلتهم .
الاجتماعات : تتضمن عدد الاجتماعات التى حضرها رئيس الفريق مع مدير المؤسسة والمنسق .
الإطار التقييمى
إطار المعايير المحققة للقدرة المؤسسية والفاعلية التعليمية والذى يتم تقييم واعتماد المؤسسة من خلاله .
ملخص التقرير ( بيانات أساسية – ملخص تقييم المؤسسة – التوصية )
• البيانات الأساسية : تتناول تاريخ إنشاء المؤسسة ونظام الدراسة بها وموقعها الجغرافي ومنشآتها وتتضمن إحصاءات كأعداد الطلاب والعاملين ومتوسط الكثافة ونسب الغياب والتسرب كما تبين الشهادة / الشهادات التى تمنحها المؤسسة .
• ملخص تقييم المؤسسة (موجز لأقسام التقرير يشمل أهم نقاط القوة والضعف فى المجالات الفرعية لمحور القدرة المؤسسية والفاعلية التعليمة ومقترحات التحسين .
• التوصية يأتي جزء التوصية باعتماد المؤسسة أو عدم اعتماد كترجمة معبرة عن وضعها الراهن والذى أتى ضمن الجزء التفصيلى للتقرير ومن هنا لا يجب أن يكون أى تعارض أو عدم اتساق بين التوصية وما جاء بمتن التقرير .
• تشكيل الفريق وتوقيعاته .
1- التقرير المفصل
• هو الجزء الرئيسى من التقرير ويتناول وصف تحليلي للبيانات تفسير وتقييم النتائج مما يؤدى إلى توصيات موضوعية .
• يشمل التقرير المفصل على بعض العناصر الهامة :
أهم الممارسات : فقرة أو اثنين تصف ممارسات المؤسسة التى قامت بها للوصول لوضعها الراهن معايير التقويم
نقاط القوة والضعف ( التحسين / التعزيز ): يحدد التقرير المتوازن مواطن القوة والضعف للمؤسسة .
أهم الأدلة والشواهد : المؤيدة للممارسات الواردة فى الجزء الوصفي وما أشتق منها من نقاط قوة وضعف بما يسهل الوصول لنفس النتائج فى حال قيام فريق آخر بعمليات المراجعة .
مقترحات التحسين : تخاطب مايعرف بــــ " كيف " وتشمل مقترحات محددة من شأنها أن تساعد المؤسسة فى التغلب على نقاط الضعف فضلاً عن الاقتراحات التى تساعدها فى السعى للحصول على التمييز .
♠ فكر
كيف أن المقترحات التى ستقدم فى هذا الجزء يجب
أن يكون لها أثر على تحسين وتطوير أداء
المؤسسة انطلاقاً من وضعها الراهن
2- مرفقات التقرير
توفير المرفقات إمكانية إضافية أو توضيح أى مصادر داعمة أو إضافية وهناك مرفقات أساسية تتطلب الهيئة ضرورة وجودها بالتقرير وتشمل :
♠ مرفق (1) التقدير الكمى للممارسات / الخصائص .
♠ مرفق (2) تقرير فحص ملف الاعتماد .
♠ مرفق (3) تقرير الزيارة التنسيقية .
♠ مرفق (4) جدول الزيارة الميدانية .
♠ مرفق (5) تقرير الزيارة الميدانية .
ويمكن إضافة أية مرفقات ترى فى وجودها قيمة إضافية داعمة .
(1) تقديرات الممارسات للمؤسسة : يتضمن هذا الجزء الممارسات التى تندرج تحت مظلة مؤشرات كافة المعايير وينبغى مراعاة الفنيات الأتية لاستيفاء تقديرات الممارسات .
♠ مشاركة جميع أعضاء الفريق فى تحديد مستوى استيفاء المؤسسة لكل ممارسة من الممارسات .
♠ يكون المستوى الثالث هو مستوى استيفاء المؤسسة للممارسة .
♠ يكون المستوى الرابع مستوى التميز ويتطلب شواهد وأدلة مهمة تؤكده .
♠ إذا لم تستوفى المؤسسة الممارسات المتميزة فلا تعد هذه الممارسات نقاط ضعف بالمؤسسة .
♠ إذا وجد فريق المراجعة الخارجية ممارسات متميزة تقوم بها المؤسسة فيتم تقدير هذه الممارسات كغيرها من الممارسات الأخرى حيث يتراوح تقديرها من المستوى الأول إلى المستوى الرابع طبقاً لدرجة استيفاء المؤسسة لها .
(2) تقرير فحص ملف الاعتماد :
♠ نظراً لما يمثله ملف الاعتماد خاصة تقرير التقييم الذاتى من دور فعال فى عمل فريق المراجعة فإن الفريق يفحص هذا الملف جيداً حتى يتمكن من تكوين فروض مبدئية يتحقق منها داخل المؤسسة ويتضمن هذا الجزء نتائج تقييم فريق المراجعة لملف المؤسسة للتقدم للاعتماد موضح نتائج فحصة لكل من : البيانات الأساسية – استمارة التقييم الذاتى – تقرير التقييم الذاتى بما يشمله من ( منهجيه وتقييم للأداء والسياق المؤسسي علاوة على النظرة الشاملة للفاعلية المؤسسية .
♠ كما يتضمن هذا التقرير نتائج فحص خطة التحسين ونتائجها : يقيم الفريق خطة التحسين المؤسسة ونتائجها فى نقاط محددة تجيب عن الأسئلة التالية مع تقديم شرح لهذه الإجابات واقتراح بدائل عند الحاجة .
♠ إعداد الخطة :
- كيف تم إعداد الخطة ؟
- هل تم بناء الخطة فى ضوء نتائج دراسة التقييم الذاتى بحيث تعكس أهدافها أولويات تحسين المؤسسة ؟
- هل اشترك المعنيون وأصحاب المصلحة فى إعداد الخطة .
♠ أهداف الخطة :
- هل تمت صياغة أهداف عامة وأهداف إجرائية واضحة ؟
- هل ترتبط الأهداف الإجرائية بالأهداف العامة ؟
♠ الاستراتيجيات – الإمكانات – الإطار الزمني – الأدلة والشواهد :
- هل الاستراتيجيات المقترحة للتنفيذ مناسبة لأهداف الخطة ؟
- هل الإمكانات المادية والبشرية مناسبة لتحقيق الأهداف ؟ وهل يمكن توافرها بسهولة ؟
- هل الفترة الزمنية مناسبة ؟
- هل الأدلة والشواهد المقترحة تمثل أدلة حقيقية على تحقيق الأهداف
♠ متابعة الخطة :
- هل حقق تطبيق الخطة نتائج ملموسة ؟
- كيف تمت متابعة تنفيذ الخطة ؟
- ما نتائج هذه المتابعة ؟
♠ نظم التقويم وضبط الجودة :
- يعلق الفريق على إجراءات دراسة التقييم الذاتى مثل مدى دقة عمليات جمع البيانات وتحليلها ( الجزء الخاص بالمنهجية فى تقرير دراسة التقييم الذاتى للمؤسسة ) .
♠ السياق المؤسسي :
- يعلق الفريق على دقة المعلومات الواردة عن السياق الخاص بالمؤسسة وكيف استخدمته فى تفسير نتائج دراسة التقييم الذاتى .
(3) تقرير الزيارة التنسيقية :
- يتضمن هذا التقرير تاريخ الزيارة التنسيقية وأهدافها ونتائجها وكذا المعوقات التى اعترضت رئيس الفريق أثناء قيامه بها .
(4) تقرير الزيارة الميدانية :
- يتضمن هذا التقرير توزيع المهام قبل وأثناء وبعد الزيارة الميدانية وكذا خطة الزيارة الميدانية خلال كل يوم من الأيام المحددة لها بالإضافة إلى توضيح للمهام التى لم يتم انجازها خلال اليوم وأسباب ذلك .
موضوع: قسم المراجع الخارجى 
السبت ديسمبر 10, 2011 3:34 am