ماهية التقارير واهدافها وخصائصها ...

ماهية التقارير واهدافها وخصائصها
أهمية التقارير

تعتبر التقارير وسيلة لنقل المعلومات في كافة المجالات، التي يمكن أن يدخل فيها الموضوع الذي يتناوله التقرير.كما تعتمد كثير من المؤسسات عند اتخاذ قراراتهم على المعلومات التي تتضمنها التقارير المرفوعة إليهم, وتعتبر التقارير بمثابة سجلات تحفظ بها المعلومات للسنوات المستقبلية حيث يمكن استرجاع المعلومات منها .
ويمكن تلخيص أهمية التقارير بشكل عام في ما يلي:
1- توثيق الوضع الراهن.
2- التعريف بكيفية سير العمل.
3- تساعد في إمكانية تقويم وتحسين وتطوير الأداء و اتخاذ القرار.
4- تساعد في ضبط المهام والمسئوليات.
5- التعرف على مدى تحقيق الأهداف.
6- التعرف على مدى جودة الأداء.
7- وسيلة لنقل المعلومات بين المعنيين.

أنواع التقارير

من حيث الزمن:

دورية : يتم تقديمها على فترات زمنية ثابتة أو مراحل ثابتة.
غير دورية: يتم تقديمها على فترات متغيرة حسب الحاجة إليها.

من حيث الهدف منها:

متابعة: مرتبطة بخطة موضوعة , تتضمن مقارنة الواقع بالمخطط.
معلومات: تنقل معلومات وصفية أو رقمية أو إخبارية.
أبحاث: تعبر عن نتائج أبحاث تمت بالمدرسة أو خارجها.
تقييم أداء: تعبر عن مستوى الأداء قياسا بمعايير أعدت مسبقا.

من حيث المحتوى:

مالية ومحاسبية: تعبر عن الموقف المالي و تتضمن أرقام و تحليلات.
أنشطة: تعكس الأنشطة المختلفة.
أفراد: تتضمن الجوانب الشخصية و الوظيفية.

من حيث الشكل:

وصفية: تصف أحداث و مواقف تكتب عبارات وصفية على شكل فقرات.
سابقة التصميم(نموذج): يقوم كاتب التقرير بملأ بيانات النموذج.

من حيث التوجيه:

داخلية: توجه إلى جهات داخلية ( الإدارة / الرئيس المباشر )
خارجية: توجه إلى جهات خارجية ( جهات رقابية / شركاء / معنيين ... الخ )
يتوقف مضمون التقرير والهدف منه وفقاً للجهة المقدم إليها إجمالاً أو تفصيلاً , كلما كان التقرير مقدماً لجهة أعلى كان أكثر إيجازاً وأوفى للمطلوب0

من حيث الحجم :

مطول : هو التقرير الذي يتناول كافة عناصر الموضوع بالتفصيل .
مختصر : هو التقرير المكون من صفحة واحدة أو عدد قليل من الصفحات و يتناول الموضوع بتركيز ويتضمن بعض عناصر كتابة التقرير.

من حيث طريقة العرض:

مكتوب: يتم كتابته على ورق باليد أو على الحاسب الآلي.
شفهي: يعرض شفاهة عن طريق معد التقرير لمتلقي التقرير وجها لوجه.
مرئي: يعرض كمادة للمشاهدة فقط دون تعليقات من معد التقرير.
مسموع: يعرض كمادة يستمع إليها متلقي التقرير عن طريق استماعه هاتفيا أو صوت مسجل.
عرض مركب: يتم العرض باستخدام أكثر من طريقة من الطرق السابقة.